常州纺织服装职业技术学院综合档案室档案查阅、借阅工作管理办法

发布时间:2020-04-08 浏览次数: 10

为进一步加强学校档案的科学管理,有效利用档案资源,更好地为学校的各项工作服务,发挥档案的经济效益和社会效益,保证档案的安全和保密,根据《高等学校档案管理办法》(教育部、国家档案局令第27号)和《江苏省高等学校档案管理办法》(苏教规〔2012〕5号)的有关规定,结合我校实际,特制定本办法。

第一条  查阅、借阅档案,必须办理相应申请手续。部门查阅、借阅档案需经办人申请,经所在部门负责人同意后,报档案室主任审核,经批准后交由档案员办理查阅、借阅档案,申请人需填写查阅、借阅登记表。外单位来校查阅、借阅者,应凭单位介绍信,经批准后方可查阅,凡属密级档案,对外一律不查阅、借阅。

第二条  查阅、摘录、复制未开放的档案,须经档案室主任批准。涉及未公开的技术问题,须经档案形成单位或者本人同意,必要时报请分管校领导审查批准。需要利用的档案属于密级材料或涉及重大问题的须经分管校领导批准方可执行。经批准同意摘录或复制的档案、资料,档案管理人员应进行认真核对,出具证明、加盖公章后方可生效。

第三条  个人查档应当:1.本人前来办理,须出具有效身份证件原件;2.代理人前来办理,须同时出具以下材料:(1)委托人亲笔签名的授权委托书一份;(2)委托人有效身份证件复印件一份;(3)代理人有效身份证件原件。因公查档应当:经办人须同时出具以下材料:(1)盖有单位公章的查档介绍信一份;(2)个人有效身份证件原件。

第四条  查阅档案应在阅档室,不得携带档案材料变动地点,不准让无关人员翻阅,其中内容严禁在无关人员中扩散;阅档时,严禁吸烟、喝茶,以防档案材料的污损,必须保持案卷的完整性,维护学校综合档案的完整,学校档案盒内、卷内材料不得拆散、抽换或增加。

第五条  档案原则上不能外借,特殊情况下需申请经档案室主任同意后方可外借。外借原件需办理借出手续。借出档案期限不得超过一周,因故不能按期归还者,应及时向档案室说明情况,并办理续借手续。

第六条  档案借出后,档案室要定期催还;归还档案时,要当面检查清点,检查无误后,注销外借手续,按档号放入档案柜内。外借档案如发现转借、泄密、污损、丢失等现象,应写出书面报告并上报学校,依法追究当事人责任,并作出严肃处理。

第七条  查阅、借阅者应对档案的保密、安全和完整负责,不得把档案中的内容随意转告他人。利用者未经有关部门和档案室的同意,不得转借、涂改、圈划、批注、增删、抽页、剪裁、折卷、摘抄、拍照等,不得擅自公布档案内容。查阅、借阅档案如发现泄密、利用档案进行查阅、借阅申请事由以外的用途等现象,应写出书面报告并上报学校,依法追究当事人责任,并作出严肃处理。

第八条  凡向综合档案室移交、捐赠、寄存档案的单位和个人,对其档案享有优先利用权,并可对档案中不宜公开的部分提出利用的意见,综合档案室将维护他们的合法权益。

第九条  本办法由综合档案室解释。

第十条  本办法自印发之日起施行。

 

 

常州纺织服装职业技术学院

2019年4月2日